Ikiwa uko katika biashara au shule ambayo inakuhitaji ufanye kazi na wateja au miradi anuwai, mfumo mzuri wa kufungua ni muhimu. Kuna njia kadhaa za kuweka majalada, lakini mwishowe mfumo wako unapaswa kuonyesha mahitaji yako. Njia bora ya kujiandaa na mfumo mzuri ni kuweka akiba ya siku kadhaa kufanya kazi kwa shirika.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kujiandaa na Mfumo Mpya wa Kujaza
Hatua ya 1. Kukusanya vifaa vyako vyote
Unahitaji kukusanya makaratasi yako yote kabla ya kujaribu kuanzisha mfumo sahihi. Pitia maeneo yote unaweza kuwa na makaratasi na uziweke zote kwenye rundo moja. Tumia muda kuhakikisha kuwa unaweza kuhesabu vizuri kazi yote inayofanya kazi na isiyofanya kazi unayo.
- Panga kabla ya wakati kwa kusafisha nafasi ya meza ya kufanya kazi kwenye karatasi zako.
- Ikiwa unabadilisha makaratasi ya mtu mwingine kuwa mfumo mpya wa kufungua, ondoa hati zote kutoka kwa mfumo wa sasa. Itakuwa bora kwako kushughulikia nyaraka zote na kujiandaa na mfumo mpya.
Hatua ya 2. Pitia nyaraka zote
Hii ni sehemu ngumu ya mchakato, lakini pia ni hatua muhimu ya kujipanga. Tenga faili zote kulingana na kile zilivyo, kama vile taarifa za benki, bili za kadi ya mkopo, na malipo ya rehani. Inaweza kuonekana kuwa ya kuchosha, lakini pitia kila hati kwenye rundo lako ili kubaini unafanya kazi na nini.
- Huna haja ya kusoma kila karatasi, lakini skim fupi itakusaidia kutoka.
- Vidokezo vya post-ni nzuri kwa kuashiria karatasi muhimu ambazo unajua utahitaji kutumia wakati.
Hatua ya 3. Weka rundo
Unapoanza kuchambua makaratasi yako, itakuwa muhimu kuweka karatasi zinazohusiana pamoja. Unaweza kuweka karatasi zote zinazohusiana na mteja wa "Nickelback" kwenye rundo moja. Mfano mwingine ni kurundika kazi yako kulingana na miezi.
- Kuwa na hisia ya mpangilio inaweza kuwa muhimu kwa mahitaji yako ya kufungua.
- Weka vipaumbele wakati wa kuchagua kupitia makaratasi. Unapoona karatasi ambazo ni muhimu sana, ziweke juu ya rundo lao.
Hatua ya 4. Punguza unavyoona inafaa
Rundo jingine unaloweza kuunda ni rundo la takataka. Hautakiwi kutupa rundo la makaratasi yako, lakini unapaswa kutenganisha karatasi zisizo muhimu kutoka kwa marundo mengine. Unaweza hata kuweka rundo la anuwai ambapo karatasi za nasibu zinaweza kwenda.
Ikiwa una uhakika kwa 100% kwamba hauitaji makaratasi na hauwezi kuchora kiunga kinachofaa kwa hati nyingine, zitupe. Wasiliana na wakuu wako ikiwa unaruhusiwa kutupa chochote kabla ya kufuata kitu
Hatua ya 5. Tumia folda za manila
Weka vitu rahisi kwako mwenyewe kwa kutumia folda za bei rahisi za manila. Hii haitaumiza pesa zako na itakuruhusu kutekeleza mfumo wowote wa kufungua ambao ungependa. Unaweza kupata pakiti ya folda za manila kutoka duka yoyote ya ugavi wa ofisi.
Hatua ya 6. Hamisha marundo yako
Tumia marundo uliyoweka mapema kufanya kama mwongozo wa folda zako. Hakikisha kuwa yaliyomo kwenye kila folda yamepangwa pia. Unaweza kupanga yaliyomo ya faili kulingana na umuhimu wa kila karatasi au kwa mpangilio wa nyakati.
- Epuka kupanga yaliyomo ya faili kulingana na alfabeti. Shirika la herufi linafanya kazi kwa ufanisi zaidi kwa kuandaa vikundi vya faili.
- Weka folda za manila kwenye baraza la mawaziri la kujaza wakati unapojaza folda hizo.
Njia 2 ya 3: Kuunda mfumo unaofaa kwako
Hatua ya 1. Tumia mfumo wa kuweka alfabeti
Mfumo wa kuweka alfabeti hufanya kazi vizuri wakati unahitaji kupata majina ya watu, wateja, waandishi, majina ya sinema, vitabu, nk. Ikiwezekana utumie maneno ambayo ni rahisi kupata, mfumo wa kufungua alfabeti mara nyingi ni mfumo rahisi kutumia.
- Njia bora ya faili na kurudisha faili ni kwa kuweka lebo kila faili. Folda za Manila zina tabo la ziada iliyoundwa na kuweka lebo kwenye faili ambazo zitarahisisha mchakato wako wa kurudisha.
- Ikiwa unashughulikia wateja, ni bora zaidi kwa alfabeti kwa jina la mwisho.
- Ikiwa una faili nyingi, fikiria kutengeneza sehemu za barua kukusaidia kupanga. Wagawanyaji wa sehemu ni kubwa na wana barua moja tu. Unaweza pia kugawanya herufi kwa jozi kama "A-D" au "F-K."
Hatua ya 2. Tumia utaratibu wa mada
Unapofanya kazi au kusoma katika anuwai ya masomo, mpangilio wa mada au mada inaweza kuwa njia muhimu sana ya kupata habari. Kwa mfano, ikiwa unasomea sheria, unaweza kuwa na vichwa vya habari vya kandarasi, sheria ya kikatiba, ushuru, sheria ya kiutawala, sheria ya kimataifa n.k.
- Njia bora ya kupanga habari ya mada ni kupitia wagawanyaji wa sehemu. Andika vitengo vya sehemu yako kulingana na yaliyomo, kama "Sheria ya Usimamizi."
- Mfumo huu unafanya kazi vizuri ikiwa una mada kadhaa tofauti. Ikiwa sivyo, utabaki na mgawanyiko mmoja au mbili na sio mfumo mwingi uliopangwa.
Hatua ya 3. Jaribu kuweka faili kwa nambari
Aina hii ya mfumo wa kufungua ni bora kwa faili zilizo na tarehe au nambari. Kwa mfano, ikiwa una ankara, risiti, hafla za tarehe n.k., mfumo wa nambari unaweza kutengeneza mfumo rahisi kupata tena. Unaweza pia kuzingatia uwekaji wa lebo ya mwezi na mwaka kwa chaguo hili. Kwa wale wanaofanya kazi katika mazingira ambayo hutumia nambari kwa karatasi kama faili za matibabu, nyaraka za kisheria, kesi za korti, nk, nambari ni njia muhimu ya kurudisha.
- Tumia mfumo huu tu ikiwa uko vizuri kutazama nambari kadhaa na unaweza kupata habari kutoka kwa nambari hizi.
- Weka alama kwenye tabo za kufungua nambari au tarehe na upange kulingana na thamani iliyohesabiwa. Anza na "1" na uwe na nambari zifuatazo ongeza thamani.
- Ikiwa unajaza na miezi, anza na Januari na songa, kwa utaratibu, hadi Desemba. Utafaidika na wagawanyaji wa sehemu kwa kila mwezi.
Hatua ya 4. Tumia uandishi wa rangi
Hii ni nzuri kwa kufungua jalada na inafaa sana kwa wale walio na kumbukumbu nzuri ya kuona. Inaweza kusaidia kuorodhesha masomo anuwai kulingana na usimbuaji rangi. Unaweza kuweka nambari ya rangi yoyote ya mbinu zilizotajwa hapo juu za kufungua jalada. Unaweza pia kutumia mchanganyiko wa mifumo ya kuandaa kwa kuoanisha nambari za rangi na mfumo mwingine.
- Njia moja rahisi ya kuongeza rangi kwa njia yako iliyojazwa ya kujaza ni kutumia vionyeshi. Unaweza kununua pakiti anuwai ya viboreshaji kutoka kwa duka yoyote ya vifaa vya ofisi.
- Njia nyingine ya kutekeleza usimbuaji rangi ni kwa kutumia folda anuwai za rangi.
Hatua ya 5. Tumia mfumo wa masafa
Hii inafanya kazi vizuri kwa vitu ambavyo unatumia kila wakati, lakini haipaswi kuwa mfumo wa kujitegemea. Inahitaji kulisha mfumo mwingine, kwa mfano mfumo wa alfabeti. Ongeza habari inayotumiwa mara kwa mara kwenye nafasi iliyopangwa kwenye eneo lako la kufungua ili iweze kupatikana haraka, kama mbele ya droo ya baraza la mawaziri.
Utahitaji kuwa mwangalifu usipate kupangwa kwa kutumia mfumo huu. Kuweka mradi ambao unafanya kazi mbele mbele, hakutathibitisha kila wakati shirika linalofaa
Njia ya 3 ya 3: Kubakiza Mfumo uliopangwa
Hatua ya 1. Faili makaratasi mara moja
Njia moja ya kuhakikisha mfumo wako wa kufungua unaendeshwa kwa ufanisi ni kwa kuweka karatasi unapoisindika. Mfumo wa kufungua hautafanya kazi ikiwa utaweka karatasi za kufungua. Kuingia katika tabia ya kufungua makaratasi pia itasaidia tija yako na mtiririko wa kazi.
Hatua ya 2. Weka nafasi yako imesasishwa
Kila miezi michache unapaswa kupitia mfumo wako wa kufungua na ufanye kifupi. Hutahitajika kukagua karatasi zako zote kama ulivyofanya kwa shirika la awali. Angalia faili zote na uhakikishe kuwa kila kitu kimepangwa na mahali sahihi.
Baada ya miezi michache ya kwanza unaweza pia kutafakari ikiwa mfumo unaochagua unakufanyia kazi
Hatua ya 3. Safisha nafasi yako
Mara moja kwa mwaka unapaswa kufanya usafi mkubwa wa nafasi yako ya kazi. Unaweza kuwa na faili ambazo unatumia mara kwa mara, lakini sasa unapaswa kupitia faili zingine unazotumia kidogo. Fungua faili unazotumia kidogo na usome hati zako zote ili uone ikiwa kuna makaratasi yoyote ya lazima.
Toa faili zote na ufute kabati la kufungua na kitambaa cha uchafu ili kuondoa vumbi
Vidokezo
- Kanuni hizi zinaweza pia kutumika kwa kompyuta au vikundi vingine vya kufungua jalada.
- Tumia faharisi ya faili ambazo hazijawekwa kwa herufi. Hii inapaswa kupangwa kwa herufi ili uweze kupata faili zako haraka. Weka faharisi hii mbele ya faili.
- Anza kwa kusafisha na upange rundo lako la majarida na utumie vidokezo vya baada ya kupangilia katika vikundi, halafu vikundi vidogo.
- Ni muhimu kuwa na faili anuwai ya vitu ambavyo havitoshei vizuri mahali pengine popote.
